Bagaimana Featuritis dapat Mempengaruhi Sistem Manajemen Kebijakan Anda?

Banyak dari kita yang tidak terbiasa dengan istilah featuritis. Featuritis adalah bisnis tren yang diikuti dengan membuat perangkat lunak / aplikasi kaya fitur yang pada akhirnya menghasilkan perangkat lunak kembung. Meskipun niat para pengembang adalah untuk membuat produk lebih bermanfaat bagi klien mereka, mereka akhirnya beresiko efisiensi. Dan ini persis bagaimana featuritis dimulai.

Mari kita ambil contoh industri asuransi. Perusahaan asuransi mencari solusi perangkat lunak asuransi jiwa yang disesuaikan untuk memfasilitasi operasi mereka seperti proses penagihan, penerbitan kebijakan, pembayaran klaim, dll. Selain itu, mereka ingin memiliki beberapa fungsi otomatis untuk pemberitahuan dan pelaporan juga. Tentunya, kedengarannya menarik untuk memiliki sistem yang dapat secara otomatis memulihkan pemberitahuan underwriting, memperbarui pembayaran, mengimpor cek yang dibersihkan dan menyiapkan laporan bulanan. Tapi, apakah menambahkan fitur tambahan adalah satu-satunya solusi untuk membuat suatu produk berguna?

Faktanya, sistem dengan fitur inovatif membantu proses manajemen klaim. Tetapi pengembang dapat fokus pada beberapa solusi daripada terus menambahkan beberapa fitur. Seperti halnya pemeriksaan manual dari cek dapat mengurangi kebutuhan penambahan impor fungsionalitas pemeriksaan yang telah dibersihkan. Cukup dengan memprioritaskan aplikasi yang benar-benar dibutuhkan, seseorang dapat meningkatkan kemampuan sistem dan mencegah modifikasi sistem.

Di sini kita telah menemukan cara-cara featuritis dapat mempengaruhi sistem manajemen kebijakan Anda:

Kebutuhan personil baru

Karena, mempekerjakan karyawan tidak kurang dari kegiatan yang mahal dalam industri asuransi, membuat karyawan baru di kapal menjadi lebih menantang. Solusi perangkat lunak, bagaimanapun, dapat membantu untuk mengganti personil baru. Tapi, jika solusi perangkat lunak ini akan terkena featuritis, pengguna baru akan kesulitan menggunakannya.

Peningkatan Jangka Waktu:

Tim pengembangan memulai proyek pengembangan perangkat lunak dengan menguraikan persyaratan dan garis waktu spesifiknya. Tetapi ketika proyek dimulai, analis bisnis mulai menuntut penambahan lebih banyak fitur / fungsi dalam perangkat lunak. Ini, pada gilirannya, membuat pengembang untuk menerapkan perubahan-perubahan yang pada akhirnya meningkatkan jadwal proyek.

Proses QA yang Mengerikan:

Seorang analis QA mengimplementasikan proses QA ketika produk yang dikembangkan persis sama seperti yang ditentukan pada awalnya. Dia bertanggung jawab untuk menerapkan pengujian terkontrol dan mengembangkan skrip otomatis. Tetapi ketika pengembang menambahkan lebih banyak fitur ke sistem, QAs harus fokus pada modifikasi spesifikasi serta mendesain ulang keseluruhan proses. Dalam kasus final persyaratan tidak ditentukan, pengujian masa depan dapat terpengaruh.

Cara Untuk Mencegah Featuritis:

Manajer biasanya meninjau semua permintaan perubahan yang dibuat selama proses pengembangan. Saat meninjau mereka harus menentukan konsekuensi dari menolak permintaan perubahan. Mereka harus menganalisis apakah itu akan menciptakan dampak pada departemen pada setiap tugas tertentu. Juga, jika menambahkan fitur benar-benar dapat meningkatkan proses pengembangan secara keseluruhan atau solusi apa pun dalam desain saat ini dapat meningkatkan efisiensi. Dan tentu saja, waktu yang dibutuhkan untuk menerapkan fitur tambahan.

Setelah mempertimbangkan hal-hal tersebut, seorang manajer harus menentukan apakah perlu menambahkan fitur tambahan? Dalam hal, manajer merasa perlu, dia harus menetapkan jadwal waktu proyek asli.

Langkah-langkah untuk Mengontrol:

Umumnya, perusahaan mendesain sistem yang ideal sedemikian rupa sehingga dapat menangani 80% operasi bisnis dengan lancar dan menjaga 20% untuk penyelesaiannya. Dengan kemajuan teknologi, diharapkan rasio perancangan ini akan berkurang menjadi 95% / 5%.

Sebagai soal fakta, itu tidak layak untuk menambahkan fitur khas untuk menangani skenario langka di mana menerapkan solusi yang bisa sangat membantu. Selain itu, sebelum menyetujui peningkatan sistem, manajer senior harus menjaga aturan 95 dan 5% ini dalam pertimbangan untuk menentukan apakah sistem benar-benar dapat meningkatkan efisiensi perangkat lunak.

Kata-kata terakhir:

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, seorang manajer dapat membantu mengendalikan featuritis dengan menentukan apakah permintaan perubahan yang dibuat selama proses pengembangan awal diperlukan atau tidak. Jika ia gagal melakukannya, kualitas produk atau pengujian dan proses pemeliharaan dapat sangat menderita. Selain itu, kompleksitas dalam perangkat lunak dapat membuat pengembang melewatkan waktu pengiriman asli mereka. Oleh karena itu, mengendalikan featuritis sangat penting. Dengan mencegahnya, pengembang dapat mengembangkan aplikasi yang dirancang dengan lebih baik tepat waktu dan dapat meningkatkan efisiensi mereka. Juga, proses pengujian berulang dapat diimplementasikan dalam perangkat lunak untuk menemukan bug dan menghentikannya untuk masuk selama pemeliharaan.

Sistem Penomoran untuk Kebijakan dan Prosedur

Penomoran dokumen kebijakan dan prosedur dapat menjadi mudah atau sulit tergantung pada bagaimana Anda akhirnya memutuskan format penomoran. Saya menggunakan penomoran sederhana seperti yang Anda lihat di bawah tetapi ada alasan untuk memiliki sistem penomoran yang lebih rumit. Saya akan memberikan Anda berdua pilihan dan Anda dapat memutuskan.

Pilihan 1: Sistem yang sederhana. Pertama-tama, saya ingin melakukan sistem penomoran empat atau lima digit untuk semua kebijakan dan prosedur. Dengan kata lain, saya tidak menggunakan angka terpisah untuk kebijakan dan kemudian yang lain untuk prosedur. Juga, saya suka menggunakan penomoran berurutan mulai dari jumlah besar seperti 1000 atau 10000. Sebagai contoh, jika saya memiliki kebijakan Sumber Daya Manusia tentang relokasi, prosedur kedua tentang Pembelian Daftar Permintaan, dan kebijakan ketiga tentang Manajemen Formulir, maka penomoran sistem, berdasarkan empat digit, akan menjadi:

  1. 1000 – Kebijakan Relokasi
  2. 1001 – Prosedur Permintaan Pembelian
  3. 1002 – Manajemen Formulir

Di beberapa perusahaan, saya telah memberikan rentang seperti 1000 hingga 1200 untuk Kebijakan dan Prosedur Perusahaan dan 1201 hingga 1500 untuk Sumber Daya Manusia dan seterusnya. Masalah dengan rentang adalah bahwa ada kemungkinan departemen kehabisan nomor, yang dengan cara, terjadi satu kali kepada saya dan itu tidak pernah terjadi lagi.

Pilihan 2: Beberapa kebijakan dan prosedur penulis menggunakan sistem yang lebih kompleks untuk mencoba dan menentukan area tertentu dalam departemen. Misalnya, perusahaan mungkin menggunakan format seperti:

MF-RC-PE-1001 untuk prosedur pertama di Departemen Penerima dalam Departemen Manufaktur. Sebuah kebijakan mungkin memiliki nomor MF-RC-PL-1002 di mana PL adalah singkatan dari kebijakan. Anda mendapatkan gambarnya.

Saya harus mengakui bahwa saya memang menggunakan format penomoran ini di awal karir saya tetapi sangat sulit untuk dipertahankan. Dan lupakan pernah memeliharanya ketika departemen mengubah nama mereka. Misalnya, ketika Layanan Kantor menjadi Layanan Administratif atau ketika Teknik menjadi Penelitian dan Pengembangan atau ketika Kantor Presiden menjadi Kantor Korporasi. Ketika ini terjadi, seluruh sistem penomoran Anda harus berubah.

Ringkasan: Saya lebih suka sistem penomoran empat atau lima nomor karena kesederhanaannya. Saya menemukan opsi kedua sebagai hal yang rumit tetapi beberapa perusahaan mungkin menemukan alasan bagus untuk menggunakannya. Sistem yang Anda pilih adalah pilihan Anda, tetapi yang saya sarankan adalah Anda melakukan penelitian tentang bagaimana hal itu akan bertahan dari waktu ke waktu di lingkungan perusahaan Anda.