7 Elemen Penting Untuk Membuat Sistem Pengarsipan

Saya tahu … Anda mungkin berpikir tentang pengajuan sebagai pekerjaan paling membosankan di dunia, dan mungkin ada satu hal lain yang lebih Anda sukai. Namun, sebagai pemilik bisnis solo, Anda harus melakukan pengarsipan dan tetap teratur. Sebagai hasilnya, ini adalah salah satu area yang banyak pemilik bisnis solo temukan luar biasa – mereka tidak tahu harus mulai dari mana, atau bagaimana mengatur bisnis mereka.

Makalah di sini; makalah di sana; makalah di mana-mana!

Semakin banyak tumpukan kertas, semakin banyak yang mereka rasakan!

Membuat dan memelihara sistem pengarsipan adalah fondasi yang membangun bisnis Anda, jadi ini adalah sistem pertama yang perlu Anda tempatkan – sistem pengarsipan yang efisien dan efektif. Dan yang mudah digunakan juga!

Dengan sistem pengarsipan yang tepat di tempat Anda akan sangat cepat dan mudah dapat menemukan informasi yang Anda butuhkan, ketika Anda membutuhkannya.

Izinkan saya berbagi dengan Anda di bawah 7 langkah mudah saya untuk membuat sistem pengarsipan ideal Anda:

1. Tentukan kebutuhan penyimpanan Anda. Apakah Anda memutuskan untuk memilih wadah pengarsipan plastik, atau lemari arsip khusus, satu hal yang perlu Anda ingat bahwa Anda akan membutuhkan DUA KALI sebanyak ruang yang Anda butuhkan.

2. Tentukan bagaimana Anda secara alami mencari informasi. Ini akan menentukan seperti apa sistem pengarsipan Anda, dan bagaimana Anda akan mengatur file Anda. Misalnya, apakah Anda orang yang berpikir dalam istilah abjad, atau kategorisasi melayani Anda lebih baik? Ingat – ini adalah sistem pengarsipan ANDA sehingga Anda perlu melakukan apa yang berhasil untuk ANDA.

3. Kategorikan laci arsip Anda / peti. Misalnya jika Anda memiliki lemari arsip dua laci, gunakan laci teratas untuk file bisnis dan laci bawah untuk file pribadi. Anda memutuskan cara terbaik untuk mengkategorikan laci arsip Anda. Tetapi jangan hanya menyimpan semua file Anda dalam satu laci tanpa sistem apa pun, jika tidak, Anda tidak akan dapat menemukan apa pun lagi!

4. Kumpulkan persediaan Anda. Folder file tab berfungsi paling baik hanya karena tidak ada lubang yang bisa dilepas atau dipasangi jepitan. Anda cukup menjatuhkan kertas Anda ke dalam file Anda – membuat pengajuan dokumen Anda mudah!

5. Buat akses cepat dan mudah ke file sehari-hari Anda. Penyortir melangkah memiliki sekitar 8-10 file yang melangkah lebih jauh ke belakang mereka – membuat file Anda mudah terlihat. Simpan ini di meja Anda, dan simpan di dalamnya file-file yang Anda tahu Anda akan membutuhkan akses ke setiap hari.

6. Sekarang lanjutkan ke sistem pengarsipan PC Anda. PC Anda adalah lemari arsip yang sangat besar, jadi masuk akal untuk membuat sistem pengarsipan yang sama di sini seperti yang Anda lakukan untuk file kertas Anda. Dengan cara itu Anda tidak harus mengelola dua sistem pengarsipan yang berbeda – itu sistem yang sama kecuali satu adalah fisik, dan yang lainnya adalah elektronik.

7. Buat sistem untuk email Anda. Sekali lagi, ikuti sistem yang sangat mirip atau sama untuk membuat folder email seperti yang Anda lakukan untuk file kertas dan PC Anda. Outlook dan Thunderbird memungkinkan Anda membuat folder email berbeda.

Konsistensi adalah kunci untuk sistem pengarsipan yang mudah digunakan dan sukses. Buat file dan folder yang sama untuk sistem berbasis kertas Anda, sistem PC Anda, dan program email Anda.

(c) 2008 Tracey Lawton