Sistem Penomoran untuk Kebijakan dan Prosedur

Penomoran dokumen kebijakan dan prosedur dapat menjadi mudah atau sulit tergantung pada bagaimana Anda akhirnya memutuskan format penomoran. Saya menggunakan penomoran sederhana seperti yang Anda lihat di bawah tetapi ada alasan untuk memiliki sistem penomoran yang lebih rumit. Saya akan memberikan Anda berdua pilihan dan Anda dapat memutuskan.

Pilihan 1: Sistem yang sederhana. Pertama-tama, saya ingin melakukan sistem penomoran empat atau lima digit untuk semua kebijakan dan prosedur. Dengan kata lain, saya tidak menggunakan angka terpisah untuk kebijakan dan kemudian yang lain untuk prosedur. Juga, saya suka menggunakan penomoran berurutan mulai dari jumlah besar seperti 1000 atau 10000. Sebagai contoh, jika saya memiliki kebijakan Sumber Daya Manusia tentang relokasi, prosedur kedua tentang Pembelian Daftar Permintaan, dan kebijakan ketiga tentang Manajemen Formulir, maka penomoran sistem, berdasarkan empat digit, akan menjadi:

  1. 1000 – Kebijakan Relokasi
  2. 1001 – Prosedur Permintaan Pembelian
  3. 1002 – Manajemen Formulir

Di beberapa perusahaan, saya telah memberikan rentang seperti 1000 hingga 1200 untuk Kebijakan dan Prosedur Perusahaan dan 1201 hingga 1500 untuk Sumber Daya Manusia dan seterusnya. Masalah dengan rentang adalah bahwa ada kemungkinan departemen kehabisan nomor, yang dengan cara, terjadi satu kali kepada saya dan itu tidak pernah terjadi lagi.

Pilihan 2: Beberapa kebijakan dan prosedur penulis menggunakan sistem yang lebih kompleks untuk mencoba dan menentukan area tertentu dalam departemen. Misalnya, perusahaan mungkin menggunakan format seperti:

MF-RC-PE-1001 untuk prosedur pertama di Departemen Penerima dalam Departemen Manufaktur. Sebuah kebijakan mungkin memiliki nomor MF-RC-PL-1002 di mana PL adalah singkatan dari kebijakan. Anda mendapatkan gambarnya.

Saya harus mengakui bahwa saya memang menggunakan format penomoran ini di awal karir saya tetapi sangat sulit untuk dipertahankan. Dan lupakan pernah memeliharanya ketika departemen mengubah nama mereka. Misalnya, ketika Layanan Kantor menjadi Layanan Administratif atau ketika Teknik menjadi Penelitian dan Pengembangan atau ketika Kantor Presiden menjadi Kantor Korporasi. Ketika ini terjadi, seluruh sistem penomoran Anda harus berubah.

Ringkasan: Saya lebih suka sistem penomoran empat atau lima nomor karena kesederhanaannya. Saya menemukan opsi kedua sebagai hal yang rumit tetapi beberapa perusahaan mungkin menemukan alasan bagus untuk menggunakannya. Sistem yang Anda pilih adalah pilihan Anda, tetapi yang saya sarankan adalah Anda melakukan penelitian tentang bagaimana hal itu akan bertahan dari waktu ke waktu di lingkungan perusahaan Anda.